Como fazer uma gestão de terceiros eficiente?
A gestão de terceiros é uma preocupação do departamento de recursos humanos em todos os tipos de empresas. Afinal, terceirizar atividades já faz parte do cotidiano dos ambientes corporativos. Mas como fazer uma gestão de terceiros eficiente, considerando a diversidade dessas atividades e das empresas que realizam essa prática?
A gestão de terceiros é imprescindível para mitigar riscos. Ao terceirizar, a empresa empregadora deve tomar todo o cuidado para garantir o melhor do desempenho, eficiência financeira e segurança (inclusive jurídica). Dentre os procedimentos para ter esse resguardo, está a gestão de terceiros por meio do controle de acesso.
Neste artigo, você irá compreender as diferenças essenciais entre visitantes, funcionários e terceiros; como fazer um gerenciamento dos terceirizados eficiente e ainda reduzir custos em sua empresa.
As diferenças de controle para visitantes, funcionários e terceiros
Entre as principais atividades terceirizadas, estão: manutenção de equipamentos, instalação de equipamentos, realização de vistorias, limpeza, entre outros.
Na gestão e controle de acesso, muitas empresas encontram dificuldades em cadastrar prestadores de serviços ou terceirizados. Isso porque essas pessoas não são visitantes, nem colaboradores. Dar a eles acesso total, como se faria com um funcionário, pode expor a empresa à riscos desnecessários. E, a depender do serviço, perde-se tempo ao deixá-los na recepção todos os dias se cadastrando como visitantes. Softwares modernos, como o NWay Pro, permitem o cadastramento dos prestadores de serviços de forma nativa.
Isso pode ser feito previamente, e a validade da credencial pode ser atrelada ao período de prestação de serviços. Além dos locais disponíveis, dias e horários de entrada também podem ser configurados – evitando acesso em espaços não autorizados, como o departamento financeiro, ou em horários inadequados, como à noite.
Como reduzir custos com gestão de terceiros?
Uma forma de poupar recursos com a gestão de terceirizados é gerando relatórios. A gestão de terceiros também é uma ferramenta de compliance, que serve para determinar se eles estão cumprindo com suas obrigações legais e com a empresa.
A equipe de RH pode analisar – e mesmo utilizar como meio de negociação – os relatórios de tempo de entrada e permanência.
Por exemplo: Foi contratada a manutenção de um equipamento, e a equipe responsável deve visitar a empresa uma vez por semana, para fazer a manutenção preventiva. Porém, a empresa contratada compareceu apenas duas vezes em um mês. Tendo acesso ao relatório com esses dados, o RH pode fiscalizar o contrato da prestadora de serviços. Em alguns casos pode até reduzir o escopo e o valor do contrato se verificar que a empresa superestimou algum deles.
O que o RH precisa saber sobre gestão de terceiros?
O setor de RH precisa saber que com a gestão de terceiros é possível verificar o cumprimento de todas as legislações e utilização de EPI’s específicas para seu trabalho. Tudo isso pode ser adicionado como forma de observação nos cadastros dos prestadores de serviços.
Em softwares modernos, como o Nway Pro, é possível fazer integrações automáticas. Ou até mesmo programar o bloqueio das entradas quando não detectados os equipamentos necessários.
Uma gestão manual desses dados, além de trabalhosa, pode facilmente levar a erros. A tecnologia é o caminho! Conte com o Nway Pro para colocar a empresa em sintonia com as melhores práticas de gestão empresarial, mitigando riscos, reduzindo custos e melhorando eficiência.
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